Les deux seules choses annoncées lors d'un projet de migration sont la quantité de données et la date de fin du projet. Si la première est établie, la seconde est souvent théorique voire inatteignable sans une étude approfondie et préalable des moyens en place. En effet, ces derniers peuvent et sont souvent les principaux freins aux espérances attendues.

James Moody est spécialisé dans l’archivage de mails depuis 14 ans en tant que EMEA & APAC Channel Manager chez TRANSVAULT.

Nous l’avons interrogé sur les points stratégiques à envisager avant le lancement d’un projet de migration. Voici ses réponses.

L'un des plus grands challenges est d'expliquer aux clients les difficultés qui peuvent intervenir lors d'une migration d'archives et de répondre aux questions qu'ils se posent avant de démarrer leur projet. Les plus courantes sont « combien cela va-t-il coûter ? » et « combien de temps cela va-t-il durer ? ». Cependant, les réponses ne sont pas aussi simples que l'on peut le croire au premier abord...

Par exemple, il faudra connaître la quantité réelle de données à migrer pour pouvoir y répondre. L'entreprise doit définir si elle souhaite migrer toutes les données ou juste une partie ? Mais également si elle souhaite donner aux utilisateurs finaux un copie miroir de leur environnement actuel ou une vue complètement différente ? (i.e. une synchronisation des raccourcis)

Une fois la volumétrie établie, quelle va être la durée du projet ? Là encore, la réponse n'est pas si simple.
En effet, la variation des taux de migration de données peut être significativement différente d'un environnement à l'autre.

Par exemple, un client expérimentera un taux maximum de 10 messages/s alors qu'un autre visualisera 60 messages/s, et sera donc 6 fois plus rapide.

Pour un projet qui implique des centaines de millions d'emails, cette différence a un impact très significatif sur la durée de la migration.

Pour cette raison, il est important pour nos partenaires de bien comprendre et de communiquer sur les plannings potentiels auprès des clients. Cette communication peut être établie à la suite d'un POC (proof of concept), qui permet de répondre à toutes ces questions.

Une autre question qui m'est souvent posée est «pourquoi ne pas migrer les données manuellement ? ». Bien sûr que cela est possible mais avec de nombreux inconvénients par rapport à une migration avec TransVault.

La migration manuelle prend beaucoup de temps, elle mobilise une ressource humaine pour accomplir cette tâche fastidieuse et surtout, elle ne permet pas de disposer d'un reporting précis confirmant que les mails ont été migrés avec succès vers le bon destinataire !

De ce fait, les avantages de solutions comme TransVault Migrator ou Sprint sont vitesse, précision et rapports de bonne exécution, en résumé, ils vous donnent l'assurance d'une migration réussie.

Pour diverses raisons (évolutions des produits, changement de politique...) une société peut être amenée à devoir migrer son système de messagerie. L'exercice est à la fois complexe et stratégique.

Sébastien Demond, Directeur Technique d'Optrium, nous explique pourquoi et détaille les différentes étapes d'une migration de messagerie.

En quoi une migration de messagerie est-elle délicate ?

La migration d'un système de messagerie est délicate dans la mesure où toutes les entreprises, quelle que soit leur activité, ont un contenu de messagerie très lourd et qui contient des informations stratégiques.
C'est également l'outil de communication le plus utilisé et apportant une notion légale de plus en plus demandée par les sociétés.

La difficulté première d'une migration de messagerie est l'impact qu'elle aura sur les métiers d'une structure.

De plus, chez OPTRIUM, nous travaillons avec des systèmes de messagerie étendue, ce qui veut dire que la solution de messagerie est composée d'un système de messagerie standard type Exchange ou Domino et qu'elle est couplée avec un système d'archivage.

Ce type d'architecture ajoute un degré de complexité qui est à prendre en compte et nécessite un savoir-faire spécifique pour réussir la migration.
Il est alors difficile pour les équipes techniques non qualifiées pour ce type de projet d'appréhender correctement les différentes étapes, acteurs et moteurs qui en dépendent.
C'est pour cette raison que la préparation et la direction de ce type de projet nous sont confiées.

Quels sont les points clefs à avoir en tête avant de se lancer dans un projet de migration ?
Il faut avoir conscience qu'une migration consiste à récupérer des informations existantes dans un système en production (et parfois obsolète) pour les remettre dans un système nouvellement déployé en utilisant des infrastructures existantes. Il va de soi que les performances de la source, des infrastructures, de l'outil de migration et de la cible impactent immédiatement les performances de la migration.

Un outil de migration n'est pas un correcteur ; de ce fait, si une information est corrompue au départ dans le fichier source soit elle ne sera pas migrée soit elle le sera mais en conservant son format originel c'est à dire qu'elle sera migrée corrompue.

Lorsque vous accompagnez un client dans sa migration comment procédez-vous ?
Nous démarrons par une information du client sur le processus de migration et ses  « limites ». En effet, le client doit prendre conscience qu'un outil de migration ne corrige en rien les données migrées.

Cela permet notamment au client de requalifier ses attentes en ce qui concerne le résultat d'une migration. Par exemple, un client qui souhaite une migration de 100% de ses données devra accepter 100% de migration des seuls mails sains à la source.

La migration d'un système de messagerie nécessite un important travail de préparation qui permettra ensuite d'effectuer une migration sereine, fluide et optimale.
Nous travaillons donc avec le client sur l'ensemble de son projet afin de l'amener à se poser « les bonnes questions ».

Il est très important de définir les besoins et les contraintes imposés par la direction de la société :

• est-il possible d'envisager un arrêt de service pour les utilisateurs ?
• les interventions auront-elles lieu durant la journée ou en dehors des heures/jours ouvrés ?

Un fois que les contraintes ont été définies, Optrium travaille sur l'architecture de la messagerie en place et effectue un audit afin de valider que l'existant ne présente pas de défaillances qui risqueraient d'être « déportées » vers la nouvelle architecture.

Arrive ensuite la mise en place de l'infrastructure cible qui sera installée selon les besoins du client, testée et validée par Optrium et par le client.
La phase la plus longue, et la plus importante, est la création du processus de migration de la messagerie afin que les contraintes imposées par le client soient respectées ainsi que les « Best Practice » des éditeurs.

En effet, il arrive que certaines sociétés utilisent des outils maisons pour la migration ; le risque dans ce cas est que l'éditeur de la solution de messagerie cible (assurant un support de son produit suite à l'achat de licences) dénonce le contrat de support en imputant la défaillance à l'outil utilisé par le client. Charge à ce dernier dans ce cas de prouver le contraire...

Dernière étape de la migration, le processus est testé et validé avant de passer en phase pilote et enfin en production.

La force d'Optrium dans ce type de projet est son expérience et sa connaissance des différents scénarios de migration en fonction des systèmes, architectures, besoins, produits du client.