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edito ARCHIVAGE : RETOUR AUX SOURCES

antoine_berthier

Antoine Berthier
Président

Après les effets d'annonce de la version 2010, EXCHANGE 2013 réitère ses mêmes affirmations concernant ses capacités d'archivage.

Il y a cependant à prendre en considération l'évolution, ou plus exactement les précisions que l'on doit mettre derrière cette fonction.

Associée au PST chers à Microsoft,  on retrouve encore la terminologie de l'archivage dans le cadre des " boites d'archives personnelles " du cru 2013 amélioré d'un principe d'indexation " cross boîtes aux lettres " permettant une recherche globale.

Mais est-ce là une condition suffisante pour répondre à la demande croissante de l'archivage d'entreprise ?

De l'aspect économique à la demande légale, en passant par la case obligée du patrimonial, nous vous proposons une lecture plus approfondie des concepts incontournables liés à la propriété intellectuelle de l'entreprise qui consolident non seulement le besoin mais aussi un avenir certain pour les solutions d'archivage à proprement parler.

Nous vous invitons donc ce mois-ci à bien comprendre les différences que proposent les systèmes de messagerie vs les systèmes d'archivage à la lumière des spécialistes de la question.

 
 
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interview FRÉDÉRIC ASSUNÇÃO - SYMANTEC
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Nous sommes souvent interrogés par nos clients sur la différence entre l'archivage et la messagerie. Il s'agit bien de deux visions de la gestion des données dont les fonctionnalités sont très différentes.

Pour faire le point en détail nous avons rencontré Frédéric Assunção, spécialiste Archivage & eDiscovery de Symantec. Interview.

OPTRIUM : Pourquoi est-il intéressant pour une entreprise de recourir à une véritable solution d'archivage ?

Frédéric Assunção : La plupart des clients que nous rencontrons sont confrontés à des problématiques d'explosion de leur volumétrie, problème auquel s'ajoute les coûts important d'administration des données.

Or, il s'avère que les données en question sont souvent à la fois dupliquées et vieillissantes deux paramètres sur lesquels l'archivage agit en gérant la déduplication d'une part et la conservation des documents dans le temps, d'autre part.

Précisons que cette augmentation de la volumétrie a lieu sur des données non structurées de type messageries mais pas uniquement, elle peut en effet concerner aussi des sites SharePoint ou des serveurs de fichiers.

OP : En quoi vos solutions d'archivage sont-elles différentes des fonctionnalités proposées par les systèmes messagerie ?

FA : Notre vision de l'archivage consiste à permettre de déplacer les données dans un coffre fort de manière à en garantir l'immuabilité et à faire des économies en déplaçant les données de la messagerie vers autre emplacement avec une gestion intelligente.
La solution Symantec repère que le contenu d'un email a été déjà archivé et donc évite sa duplication. Par exemple, lorsqu'un email est envoyé à plusieurs personnes avec une pièce jointe celle-ci est isolée et stockée sur en un seul endroit.
Nous avons vécu le cas récemment d'un document de 20 Megas envoyé à plus de 1000 personnes et qui a fini par peser plus de 20 Gigas sur le serveur de l'entreprise, c'est une aberration !

L'aspect stockage constitue une donnée stratégique pour nos clients. L'un des arguments de Microsoft en faveur de la messagerie est d'évoquer le faible coût du disque mais cet argument est anéanti en réalité car la déduplication n'est pas gérée et donc il faut multiplier les disques et les coûts d'administration qui découlent de cette organisation.

OP : Quels sont les avantages à gérer les données dans un système d'archivage ?

FA : L'utilisateur dispose ainsi de ses données vivantes en ligne directement et des données plus anciennes qui sont déplacées dans le système d'archivage. Ce fonctionnement génère des économies d'archivage mais il présente aussi l'énorme avantage de permettre une reprise d'activité beaucoup plus rapide en cas de sinistre majeur.

En contrôlant la taille de son serveur Exchange l'entreprise peut plus rapidement remettre en place sa messagerie.

Dans un contexte de crise la séparation les données vivantes et les données vieillissantes prend tout son sens.

L'utilisateur n'est pas bousculé car le fonctionnement est transparent pour lui ; il bénéficie de mécanismes de synchronisation qui lui confèrent un accès aux archives même lorsqu'il n'a pas de connexion Internet.

OP : En quoi l'archivage tel que vous le proposez est-il plus pertinent ?

FA : Nous fonctionnons selon un système de plateforme dans laquelle l'archivage prend en compte tout ce qui est gestion électroniqueL'archivage tel que nous le concevons optimise l'ensemble du système de gestion des données. En effet, toute nouvelle donnée est unique ; une fois archivée elle n'est plus modifiable ce qui diminue la fréquence de sauvegarde nécessaire.

Nos solutions d'archivage ne sont pas liées qu'à la messagerie ni à un seul type de messagerie. Là où Microsoft enferme le client dans son système, Symantec propose d'archiver toutes les solutions de messagerie, Exchange, Domino, ou tout autre solutionà demeure ou dans le cloud (Office 265, Gmail…).
Nous pouvons également archiver tous les supports de données : messagerie instantanée de type Lync ou Communicator ou encore des conversations téléphoniques enregistrées et bien d'autres types d'informations

Autre élément différenciateur, dans la logique Microsoft les messageries génèrent des PST. L'archivage permet de reprendre la main sur ces données qui sont disséminées partout et notamment sur les postes de travail alors que ces derniers sont rarement sauvegardés ; Nous regardons où sont les PST pour les centraliser et les archiver.
Dans l'environnement nomade dans lequel les utilisateurs évoluent, il est important de centraliser toutes les données et de pouvoir y accéder par tous types de moyens : Outlook, web, smartphone ou tablette.

Nos solutions permettent d'identifier oû sont les fichiers, à qui ils appartiennent et comment on les intègre grâce à des règles précises ainsi que des tableaux de bord complets pour suivre les étapes de migration.

OP : Comment cela se passe-t-il lorsque l'on doit rechercher une donnée archivée ?

FA : Le fait de tout centraliser permet d'avoir un emplacement dédié aux archives et de faire des recherches dessus soit pour une utilisation interne soit dans un contexte juridique voire judiciaire.
Il arrive fréquemment que l'entreprise ait à faire une recherche à valeur probatoire. Depuis plusieurs années, le document électronique est en effet considéré comme un début de preuve.

Dans ce type de recherches la rapidité et pertinence sont deux éléments essentiels. Il faut pouvoir en quelques clics récupérer les documents pertinents ; avec nos solutions l'entreprise va retrouver les quelques documents stratégiques très vite parmi une multitude de données. Ces fonctionnalités, beaucoup plus avancées que celles proposées par les solutions de messagerie, apportent un ROI indéniable. Certains de nos clients ont constaté un retour sur investissement en une seule recherche.

OP : Pourquoi gérer les durées de conservation ?

FA : Tous les documents n'ont pas la même valeur et tous n'ont pas besoin d'être conservés dans la durée. En ce sens l'archivage intelligent constitue un réel atout pour l'entreprise.

Grace à Entreprise Vault il est possible d'appliquer des règles de conservation à chaque document pour dire pendant combien de temps l'entreprise souhaite le conserve et ce indépendamment du véhicule de transport de l'information. Au bout d'un moment les données dont le temps de conservation est écoulé sont supprimées automatiquement.

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info produits ARCHIVAGE VS MESSAGERIE

Nous sommes souvent interrogés par nos clients sur la différence entre l'archivage et la messagerie.
Il s'agit bien de deux visions de la gestion des données dont les fonctionnalités sont très différentes.

Messagerie Vs Archivage

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glossaire  

Fichier de données Outlook (.Pst) : Un fichier de dossiers personnels (.Pst) est un fichier de données Outlook qui stocke vos messages et d'autres éléments sur votre ordinateur. C'est le fichier le plus commun dans lequel des informations dans Outlook est sauvé par les utilisateurs à domicile ou dans les petites organisations. Les utilisateurs domestiques utilisent généralement un fournisseur de services Internet (ISP) pour se connecter à Internet.

Fichier de données Outlook hors connexion (.Ost) : En général, lorsque vous utilisez un compte Microsoft Exchange Server, vos messages électroniques, votre calendrier et d'autres éléments sont remis et enregistrés sur le serveur. Vous pouvez configurer Outlook pour conserver une copie locale de vos articles sur votre ordinateur dans un fichier de données Outlook qui est nommé d'un fichier de données Outlook hors connexion (.Ost). Cela vous permet d'utiliser le mode Exchange mis en cache ou de travailler hors connexion lorsque la connexion à l'ordinateur Exchange peut ne pas être possible ou voulu. L'ost. Est synchronisé avec l'ordinateur Exchange lorsqu'une connexion est disponible.

Déduplication : La déduplication (également appelée factorisation ou stockage d'instance unique) est une technique de sauvegarde de données, consistant à factoriser des séquences de données identiques afin d'économiser l'espace utilisé.
Chaque fichier est découpé en une multitude de tronçons. À chacun de ces tronçons est associé un identifiant unique, ces identifiants étant stockés dans un index. L'objectif de la déduplication est de ne stocker qu'une seule fois un même tronçon. Aussi, une nouvelle occurrence d'un tronçon déjà présent n'est pas à nouveau sauvegardée, mais remplacée par un pointeur vers l'identifiant correspondant.


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